Nhiều quán tính “giá vốn một ly” bằng cách lấy tiền mua hạt trong tháng chia cho số ly bán ra, hoặc ngược lại cộng cả tiền thuê mặt bằng vào từng ly. Cả hai cách đều cho ra một con số, nhưng con số đó khó dùng để ra quyết định. Để biết một ly thật sự tốn bao nhiêu, cần tách hai nhóm chi phí có bản chất khác nhau: giá vốn hàng bán (COGS) và chi phí hoạt động (Opex).
Hai nhóm chi phí khác nhau ở đâu
Giá vốn hàng bán là phần chi phí đi theo từng sản phẩm bán ra: bán thêm một ly thì phát sinh thêm phần chi phí đó. Với đồ uống, đây là cà phê, sữa, đường, đá, ly, nắp theo định lượng của công thức. Chi phí hoạt động là phần để duy trì cửa hàng: thuê mặt bằng, lương quản lý, điện nước chung, khấu hao thiết bị, tiếp thị. Phần này không tăng giảm theo từng ly bán thêm trong ngắn hạn.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC, cho một căn cứ rõ ràng về ranh giới này. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có hàng ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào giá gốc. Khi hàng được bán, giá gốc của phần đã bán được ghi nhận là chi phí trong kỳ.
Bài viết này tiếp cận ở góc quản trị nội bộ, để quán tự tính và theo dõi. Cách hạch toán chính thức phụ thuộc vào mô hình kinh doanh và chế độ kế toán đang áp dụng, cần trao đổi với người làm kế toán.
Tính giá vốn nguyên liệu một ly từ giá sỉ
Điểm hay bị bỏ qua là giá trên hoá đơn chưa phải giá của phần hạt thật sự vào ly. Có thể tính theo bốn bước.
Bước 1, giá mua thực trên mỗi gram: lấy tổng tiền mua cộng chi phí vận chuyển và các chi phí mua liên quan, chia cho khối lượng hạt thực nhận.
Bước 2, khối lượng dùng được: trừ đi phần hạt không vào ly của khách, gồm các shot thử khi chỉnh cỡ xay, bột xả khi vệ sinh cối, hạt quá hạn phải bỏ. Tỷ lệ này khác nhau giữa các quán và chỉ có được khi quán tự ghi chép.
Bước 3, chi phí cà phê mỗi ly: lấy liều bột của công thức nhân với giá mỗi gram dùng được (bằng giá mua thực mỗi gram chia cho tỷ lệ dùng được).
Bước 4, cộng các thành phần khác theo đúng định lượng công thức: sữa, đường, đá, ly, nắp, ống hút.
Kết quả là giá vốn nguyên liệu của từng món. Con số này đổi theo giá nhập, công thức và tỷ lệ hao hụt, nhưng không đổi theo số ly bán trong tháng, nên cần được tách khỏi chi phí vận hành.
Nhân công nằm ở nhóm nào
Lương nhân viên pha chế là trường hợp dễ gây tranh luận. Trong quản trị nhà hàng, một cách làm phổ biến là theo dõi “prime cost”, tức tổng giá vốn nguyên liệu và chi phí nhân công đầy đủ (gồm cả bảo hiểm, phúc lợi), tính theo phần trăm doanh thu. Theo Campbell và Foster (Baker Tilly, 2024), hai khoản này là nhóm chi phí lớn nhất, biến động theo giá nhập, lịch ca, doanh số và cơ cấu thực đơn, và điều quyết định là tổ hợp của hai khoản chứ không phải từng khoản riêng.
Vì sao tách sai dẫn tới quyết định sai
Nếu cộng tiền thuê mặt bằng vào giá vốn từng ly, giá vốn sẽ giảm khi bán được nhiều và tăng khi bán ít, dù công thức không đổi. Quán có thể tăng giá bán vào tháng vắng khách, đúng lúc không nên. Ngược lại, nếu bỏ qua hao hụt, giá vốn tính trên giấy thấp hơn thực tế và biên lợi nhuận bị đánh giá cao.
Liều bột là một đòn bẩy trực tiếp lên giá vốn. Trong nghiên cứu của Cameron và cộng sự (2020), nhóm tác giả áp dụng một quy trình pha tại một quán cà phê ở Eugene (Mỹ), giúp giảm 25% lượng cà phê khô cho mỗi ly espresso, và dùng số liệu bán hàng từ tháng 9/2018 đến tháng 9/2019 để ước tính khoản tiết kiệm. Con số này thuộc về một quán cụ thể với một quy trình cụ thể, không áp dụng chung, nhưng cho thấy giá vốn nguyên liệu có thể thay đổi đáng kể từ quyết định ở quầy pha.
Kiểm tra lại mỗi tháng
Một phép so sánh đơn giản giúp phát hiện chênh lệch: giá vốn lý thuyết (định lượng công thức nhân số ly đã bán của từng món) so với lượng thực dùng (tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ trừ tồn cuối kỳ). Khoảng chênh giữa hai con số là phần hao hụt chưa được ghi nhận, và là chỗ đầu tiên nên xem xét khi biên lợi nhuận thấp hơn dự tính.
Nguồn tham khảo
- Bộ Tài chính (31/12/2001). Quyết định 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1), trong đó có Chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho. vanban.chinhphu.vn
- Campbell B., Foster D. (17/10/2024). Not hitting your Prime Cost targets? Tips on ways to reach them! Baker Tilly. bakertilly.com
- Cameron M. I. và cộng sự (2020). Systematically improving espresso: insights from mathematical modeling and experiment. Matter, 2, 631–648. doi:10.1016/j.matt.2019.12.019
- Ảnh đại diện: Archer Fu / Unsplash, dùng theo Giấy phép Unsplash. Xem ảnh gốc
